仕事

【仕事】時間を生み出す効率化!5つの方法

仕事の効率化」なんて言葉は聞き飽きてしまうくらい飛び交っていますよね。

仕事効率化に関する書籍を読んでみた。
アプリをたくさんダウンロードしてみた。

でもなんだかシックリこなくて、気付けば何も変わらないペースで仕事をしているという方もたくさんいるような気がします。

ハッキリと認識しなければならないのは
「何の為に効率化を図るのか」
「効率化が図れるとどんなメリットが生じるのが」

という2点。

具体的な目標を定める事で意識が向上したというケースなどを参考に解説していきたいと思います。

何の為に効率化を図るのか

どのような仕事をする上でも、具体的な目標を設定する事は非常に重要です。

「お金を稼ぎたい」という人と

「月収50万円稼ぎたい」という人とでは、次に考えるべき「計画」の段階で早くも差が出てしまいます。

もっとわかりやすく言うと

「夏までに痩せるんだ!」という人と

「夏までに10kg痩せるんだ!」という人

夏までにあと半年あるとしたら
月に1.7kgは落としたい!
1週間に425gは落としたい!

と、計画が具体的になりますよね。

目標は大なり小なり具体化しなければ次のステップへは進めません。

効率化を図る事で生まれるメリットを次に紹介しますが、それらを踏まえたうえで、最後に具体的な目標を設定してみましょう。

効率化によって生まれるメリット4つ

時間的余裕が生まれる

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仕事の効率化を図れるようになると、当然時間的余裕が生まれます。

わかりやすい作業でいうと、Excelひとつとっても作業効率は人それぞれです。

マクロやVBAを利用すれば10分程度で処理が終わるような作業でも、利用できないために数時間という時間を要してしまう事もあるでしょう。

これだけを比べてみても、年間での仕事量はかなりの差が生まれてしまいます。

メールの処理ひとつとっても同じです。

「いつ」処理をするのか
「優先度」は整理されているのか
「アプリケーション」は何が便利か
「確認・許可」が必要な内容なのか

などなど、頭の中が整理されている人と、そうでない人とでは、1日の終わり方も変わってしまいます。

返信していないメールがあったような…
確認しなきゃならないのに、上司が外出してしまった…

なんて経験もあるかと思います。
レスポンスの早さ、仕事のスピード感は、関わる人達との信頼にも繋がりますよね。

効率よく作業を進めることが出来れば、生まれた時間の余裕で慌てずに確認作業まで出来ますし、更に他の仕事にも手をつけられますので、時間的余裕を生み出せるのは大きなメリットだと考えられます。

脳の使い道が増える

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時間的余裕が生まれる事で、脳の使い道が増えていきます。

今まで意識が行き届かなかった場所への関心も高まりますし、「こなす」1日が、「生み出す」1日へと変化していきます。

人材派遣会社に勤める友人からも、時間的余裕が生み出せた事で、スタッフのケアに力を入れられるようになったという話を聞きました。

勤怠管理で手一杯だった頃より、作業効率が良くなった事でスタッフとのコミュニケーションに時間を割いたり、更に多くのスタッフを抱える為の方法を考えられるようになったそうです。

会社を支える社員ひとりひとりの脳の使い道が増えれば、それは組織として必ず大きな結果に結びつくのではないでしょうか。

人より多くのタスクをこなせる

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脳の使い道が増えたことで、新しい仕事に着手したり、新しい仕事を任される事も増えていきます。

どんどん頼まれるとそれはそれで大変なのですが、「任される」という事はある意味信頼を勝ち得たと解釈して、前向きに取り組んでいけたらと思います。

勿論、自分ひとりで多くのタスクをこなせる事が必ずしも良いとは限りません。自分のキャパシティを理解したうえで、場合によっては誰かに任せる事も重要です。

断れない。
人に頼めない。

結果としてタスクオーバーになりプロジェクトの進行が遅れてしまうようでは、周囲に迷惑をかけてしまう事になりかねませんので注意が必要です。

評価の対象になりやすい

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評価基準は企業によっても様々ですが、自分の作業の効率化を図れる人は、経験を踏まえた上で他のスタッフの育成や、チームが抱えるプロジェクトの作業効率化など、各所で機転が効くようにもなります。

気付けばプロジェクトリーダーを任されていたなんていう方は、効率よく仕事が進められる人だったりします。

結果や成果が出るまでは、わかりやすい評価をされない事もあるかもしれませんが、間違いなく周囲から「必要な人材」として認識されるに違いありません。

効率化を学ぶ

周囲の人から学ぶ

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では、効率化を図る方法をどのようにして学べば良いでしょうか。

もし身近な存在に「この人は凄い」という人がいる環境でしたら、まずはその人からとことん吸収していくことが近道です。

私の場合は、「話を聞きたい」と思えば「接点をつくる」事から考えます。

接点をつくると言っても、ドラマのようにオフィスの曲がり角でぶつかって「あ、すみません(お互いの書類を拾う)あの、仕事の効率化に関してお尋ねしたいのですが…」とはいきません。

自然と話しかけられればベストですし、聞かれて悪い気をさせてしまうような内容ではありませんので、タイミングを見つけて聞く事ができれば、それは大きな財産になるでしょう。

又、それが例え自分の部下だとしても、自分より長けている分野に関してはきちんと認めたうえで聞くことができれば、間違いなく自分の成長へと繋がっていきます。

仮に同じアプリケーションを利用してタスク管理などをしていても、アプリケーションの使い方次第で効率化を図れるケースだってありますので、「先輩このアプリの機能知らないんですか?」なんて言われてもカチンとせずに、サクッと吸収して自分のものにしてしまえたならラッキーと考えましょう。

インターネットや書籍から学ぶ

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例え身近にいなくても、素晴らしい先輩方からのメッセージは、書物を始めインターネットからでも沢山キャッチできる時代です。

あらゆる情報が簡単に手に入る時代ですので、自分の力で効率化に関する情報を入手し、「これだ」と思えるものはすぐに実践してみましょう。

本もインターネットも、全てが正しいわけではありませんし、万人に合う方法など無いと思っています。

多くを知り自分の引き出しを増やしながら、不必要なものは迷わず捨てて、必要と感じたものはドンドン吸収していけば良いと思います。

また別の記事でオススメの本やサイトをご紹介しようと思います。

効率化を図る5つのポイント

いよいよですが、仕事の効率化を図る5つのポイントをご紹介します。

タスクひとつを細分化して考える

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例えば、「会議資料の作成」というタスクひとつをとっても、先に細分化しておく事で何が必要なのかがすぐに見えてきます。

簡単にですが
・資料の項目を決める
・必要なデータを作成する
・上司へ確認してもらう

という工程があった場合です。
上司の確認が必要な資料の場合、会議10分前に「できました!」と提出しても、指摘があった時に修正する時間がありません。

いつまでに1度目の確認をしてもらうかを考え、そこから逆算しておきます。
もちろん、修正する時間も考えた上で計算しましょう。

そうする事でタスクに期限が生まれます。
期限からの逆算によって、いつまでにどのデータを作成しなければならないかをスケジューリングする事で、1つのタスクを管理していきます。

これを怠るだけで、会議前夜に遅くまで残業、下手したら徹夜で作業、翌朝眠さMAXで上司に提出、少し訂正して欲しいと言われてテンションだだ下がり。なんとか仕上がったもののクウォリティは並。

これを繰り返していても自分が面白くありませんから、タスクに期限を設定できるレベルまで細分化して考えるクセをつけていきたいですね。

休憩の取り方

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メリハリが大事とはわかっていてもメリハリがつかない。
休憩しているのに集中できない。
そんな経験はないでしょうか。

仕事の効率化には、効果的な休憩を取る事が重要です。

例えば
A.ひとつの作業が終了してから休憩を挟む
B.完全に煮詰まってしまった時に一息入れる

私の場合、現段階ではこの方法に徹底する事で効率良く進められています。

Aの方法で、仮に20分で終了した場合にも、一度軽くリフレッシュします。逆に3時間かかった場合は、そのまま集中して終わるまでやってしまいます。

ですがBパターンのように、場合によってはどうにもこうにも進まない時がありますので、煮詰まったと感じたタイミングでリフレッシュしています。

小休憩でも企業によっては規則があったりしますので、それは従うほかありませんが、うまく自分の集中力が活かせるように自己分析をしておくと良いでしょう。

マルチタスク思考をやめる

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あれもこれも同時進行。
そういう凄腕の先輩も見てきましたが、効率化という面においてはあまり良い結果が出ていないことが多いそうです。

目の前にあるタスクにいかに集中できるかが効率化のポイント。

同時進行の場合、「こなす」という方向で脳が働きがちですが、1タスク集中型の場合には新しい「発想」や「ひらめき」が生まれる余裕が脳に残されます。

同時進行で全てが中途半端になってしまったという経験がもしあるようでしたら、マルチタスク思考は一度取っ払って、目の前のタスクに集中して望むように心がけてみてください。

ひらめきや集中力のピークを知っておく

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先日聴いていたラジオでも話題になっていましたが、人が集中できる時間帯や場所は人それぞれです。

これも自己分析をした上で、その時間、その場所は、自ら確保する事を心がけましょう。

「ひらめき」は特に個人差がありますが、よくあるのは

・トイレに長居している時
・散歩中
・人と話している時

などなど。
これらはオフィス内では難しいかもしれませんが、他にも集中するタイミング作りとして

・好きな上司と無駄話した後はやる気と集中力が増す
・好きなスポーツのニュースを見た後は切り替えやすい
・大きな声を出した後は集中しやすい

などなど、自分の特徴を理解していると、自ら集中力のピークに持っていけますので、これは非常に作業効率があがるかと思います。

翌日のタスクをリスト化しておく

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最後ですが、わかっているけどやらない事の定番です。
私自身、翌日の準備は学生時代から苦手でした。
面倒で仕方ありませんでしたし、翌日多少バタバタしても、それほど困った試しがありません。

そう、特に困ってないからやってこなかったのですが、これをやるかやらないかで恐ろしい程の差が生じてしまいます。

学生時代は3年で卒業、4年で卒業と、最初からゴールが見えていますが、社会人生活はそうではありません。

日々の小さな積み重ねが、5年後、10年後の自分の立ち位置を決めていきます。

先にタスクをリスト化しておく事で、最も加速しにくい朝のスタート速度も変わりますし、スタートの勢いが変われば、当然その日のリズムが変わります。

ですので「朝活」が流行しているのも、仕事の効率化にとても大きな影響を及ぼしているように思えます。

「今日1日」が変われば、それは間違いなく5年後の未来を変えるスタートです。

是非、翌日の準備をしてから休むようにしてみてください。

長々と説明をしてきましたが、おおよそ「知ってるよ」という声が聞こえてきそうな気がします。

知っているけど実行していなかった方
実行したことはあるけど続けられなかった方

是非これを機に効率化を改めて意識してみてはいかがでしょうか。

まとめ

さて、仕事の効率化におけるメリットが少し想像できたと思いますが、ここで本題に戻ります。

仕事において、効率化が目標ではありません。

あなたは何のために仕事の効率化を図りますか?

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